Manifestations: Comment organiser un évènement parfait

Que ce soit pour une soirée choucroute, une fête de la bière, un gala dansant ou une exposition à thème, l’orchestre de musique bavaroise « Bergvagabunden » sait s’adapter à toutes les demandes et toujours instaurer une ambiance festive, à l’aide de son répertoire de chansons, ses costumes folkloriques et sa bonne humeur communicative. Mais afin qu’une telle manifestation soit une réussite incontestable, qu’elle se déroule dans le cadre familial, d’un salon ou congrès en entreprise, une bonne organisation est nécessaire. Voici trois conseils pour préparer sereinement votre oktoberfest, votre soirée allemande.

Anticipez la date et le budget des festivités

Avant toute chose il faut décider bien en amont d’une date convenant à toutes les personnes conviées aux festivités, à commencer par celles de « Bergvagabunden ». En effet cet orchestre est régulièrement sollicité à l’année dans divers régions et pays, soit limitrophes à leur Allemagne d’origine (Alsace, Wallonie, Bruxelles, Genève, Lausanne, Berne, Luxembourg) ou en Côte d’Azur (Cannes, Monaco, Saint-Tropez). Il donc fortement conseillé de prendre contact avec le groupe au plus vite et discutez de la date s’accordant à tous les agendas et selon leur itinéraire, en particulier si elle tombe durant l’été pour les bringues en yacht ou les célébrations houblonnées d’automne de type Oktoberfest, deux périodes particulièrement intenses en terme de requêtes pour le groupe.

Le budget est l’autre élément crucial pour mettre en œuvre n’importe quelle fête. Il doit comprendre le cachet des musiciens et DJ, la gastronomie comme la typique choucroute maison ou cuisiné par un traiteur, les fûts de bières (de Munich de préférence pour rester dans l’esprit), leurs tireuses et autres breuvages (vins et liqueurs d’Allemagne ou d’ailleurs, sans alcool), la vaisselle (et le risque de casse surtout après quelques vidages de pintes), la location des lieux, la décoration et les costumes peaufinant l’atmosphère folklorique (pantalon Lederhosen, tenue pour femme Dirndl, chapeau traditionnel) à louer ou fabriquer, la location du matériel de sonorisation et eclairage, les cartons d’invitation et autres supports de communication (graphisme, impression, distribution, publication en ligne ou dans la presse). Tout doit se calculer rigoureusement en établissant des devis auprès de tous les prestataires sollicités, ce qui permet de les comparer et dans le même temps réfléchir à d’éventuelles sources de financement selon les besoins : entrée payante, campagne de financement participatif en ligne, sponsor par une marque, mécénat privé.

Comme pour toutes les étapes de l’organisation de la manifestation, qu’elle réunisse 50 ou 1000 personnes en fonction du contexte (fête de famille, mariage, événement d’entreprise ou autre organisation), n’hésitez pas à déléguer les tâches. Réalisez ensemble un brief détaillé pour toute votre équipe : qui monte ce projet, quel est sa nature, où et quand se déroule-t-il, comment, combien de personnes et de fonds attendus, pourquoi une animation bavaroise avec cet orchestre précis. Il vous permettra de garder la tête froide face au stress souvent inévitable, et convaincre vos interlocuteurs notamment pour demander une aide financière. De plus vous pourrez établir un rétroplanning collectif évitant toute confusion et panique inutiles du début à la fin.

Optez pour le lieu propice à la fête

En fonction de la date choisie et de l’état de votre comptabilité, il est temps de sélectionner parmi les lieux disponibles où se déroulera l’évènement, si ce n’est pas envisageable ou approprié chez vous, ou encore si vous avez besoin de louer un yacht. Gardez à l’esprit qu’il se doit d’être accessible à tous les convives, du trajet à effectuer pour s’y rendre (route, transports en commun, taxi) au confort des personnes à mobilité réduite sur place. Soyez le plus réaliste possible quant à la capacité d’accueil nécessaire pour le confort de tous, à commencer par le parking et les places à table, sans oublier l’espace pour danser. Pensez aux possibles nuisances vis-à-vis du voisinage peu sensible à l’ambiance bavaroise, ainsi que les normes de sécurité en vigueur : jauge à respecter, service d’agents professionnels, détecteurs de fumée et extincteurs opérationnels. Prévoyez aussi un espace réservé aux enfants, qui demanderont très probablement à se reposer au calme avant vous, ainsi qu’un autre pour les adultes ayant un peu trop forcé sur la bière qui auront sûrement besoin d’une pause avant la prochaine pinte. Les adeptes de yachting déjà propriétaires de leur bateau n’ont plus qu’à amarrer et aménager leur espace de manière à accueillir au mieux leurs proches et les musiciens de « Bergvagabunden », et festoyer au soleil.

Programmez le jour

Le grand jour est arrivé : celui de votre manifestation prévue depuis des mois avec vos invités et l’orchestre « Bergvagabuden ». Assurez l’accueil de toutes ces personnes, si besoin avec l’aide d’hôtes spécialisés (à évidemment inclure dans votre budget prévisionnel), et optimisez l’espace pour le parking afin de garer un maximum de véhicules sans dégâts. C’est l’occasion de rappeler qu’il est interdit de conduire sous l’emprise de l’alcool, en plus d’être dangereux pour soi et les autres. N’hésitez donc pas à sensibiliser les personnes sur la question à leur arrivée, et pourquoi pas mettre au point ensemble un système pour éviter qu’une personne ivre prenne le volant. Veillez au respect du plan de table si celui a été établi auparavant, sinon laissez les gens s’attabler à leur gré tant qu’il ne reste pas de places inutilement vacantes. Il faut aussi gérer la cuisine et le service des repas et boissons en fonction du format de l’évènement, en n’oubliant pas de fournir de l’eau et des softs (limonade, soda, jus de fruit) pour les enfants et les personnes rentrant en voiture de façon responsable. Testez tous les équipements de sonorisation et d’éclairage pour anticiper d’éventuels oublis ou réparations avant l’arrivée du groupe, puis pendant qu’il s’installera sur scène. Enfin installez un coin loge agréable pour les artistes de « Bergvagabunden », afin qu’ils puissent poser leurs affaires et souffler pendant leur prestation. Animer une fête est un métier intense, surtout si on veut qu’elle dure le plus longtemps possible!


Pourquoi Bergvagabunden pour vos manifestations et évènements?

✓ orchestre plus dj

✓Côte d’Azur, Paris, Suisse, Allemagne

✓ sono & éclairage compris

✓ idéal pour salon, congrès, exposition


Maintenant que vous savez comment planifier votre évènement en compagnie de l’orchestre bavarois « Bergvagabunden », il ne reste plus qu’à passer à l’action en vue de profiter pleinement d’un moment sans mauvaise surprise jusqu’à la dernière minute, avec vos proches ou dans un contexte professionnel. Prost!

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